El procedimiento administrativo, definiciones y caracteres

Introducción al procedimiento administrativo

El procedimiento administrativo es uno de los elementos con el que funciona u opera la organización pública, su función es la de interrelacionar, a la administración con el administrado o usuario. Es a través del procedimiento administrativo cómo la organización trata de lograr sus objetivos y cumplir sus fines. En la prestación del servicio o en la tramitación de la solicitud, el procedimiento cumple la función del ¿cómo?, es decir, cómo prestar el servicio con eficiencia o cómo tramitar la solicitud con prontitud, o cómo tramitar las acciones que se inician de oficio (p. ej. cómo elaborar el plan estratégico institucional, o cómo elaborar el plan operativo institucional).

El procedimiento administrativo se define como un conjunto de pasos y formalidades que se deben seguir para emitir la decisión que legalmente se concreta en el acto administrativo. Su importancia dentro del ámbito de la administración pública radica en asegurar la legalidad y transparencia en la toma de decisiones por parte de las autoridades. Este tipo de procedimientos permite que las actividades de la administración pública se realicen de manera ordenada, eficiente y modo formal, garantizando el respeto de los derechos de los ciudadanos y se cumplan con los plazos establecidos en el TUPA, en el caso de ser un procedimiento exclusivo.

En los diferentes contextos en los que opera la administración pública, el procedimiento administrativo se ajusta a la naturaleza de las actividades que se llevan a cabo. Por ejemplo, en la emisión de permisos, licencias o resoluciones, el procedimiento debe cumplir con una serie de requisitos que aseguran la correcta evaluación de las solicitudes y la adecuada atención a los interesados. La formalidad que caracteriza estos procedimientos es un elemento clave para lograr su efectividad y legitimidad, ya que una estructura procedimental bien definida proscribe el riesgo de arbitrariedad y favorece la confianza en las instituciones.

El procedimiento administrativo es una de las instituciones centrales del derecho administrativo, hasta el punto de que en nuestro ordenamiento jurídico no es imaginable una actuación jurídica formalizada de la administración que no venga precedida de la tramitación del procedimiento legalmente establecido.

Asimismo, el procedimiento administrativo es muy relevantes para los ciudadanos, ya que influyen directamente en su relación con la administración pública. Un conocimiento básico de cómo funcionan estos procedimientos permite a las personas participar de manera activa en el mismo, fomentando la proactividad en la gestión de sus intereses y derechos. La claridad en el desarrollo de estas etapas, sumada al cumplimiento de los plazos, contribuye a mejorar la percepción que tienen los administrados sobre la eficacia y eficiencia de la administración pública en su totalidad.

Definición del procedimiento administrativo

Conceptualmente, al procedimiento administrativo se le atribuyen una serie de definiciones. La posición jurídica sostiene que, es el conjunto de actos y diligencias realizadas por los administrados ante la entidad con el objeto de obtener de ésta un determinado pronunciamiento, caracterizado en la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados en la entidad».

Desde el punto de vista del cliente (sujeto pasivo), se le define como la «serie de trámites y formalidades exigidos o necesarios para la realización del procedimiento administrativo conducente a la expedición del acto administrativo por la autoridad competente, con el propósito de:

• a) Perseguir la adecuada y correcta marcha de la entidad, como sujeto activo, y
• b) Tutelar y preservar los derechos e intereses de los administrados (sujeto pasivo), para que sus derechos, no sean afectados por la expresión de voluntad de la administración.»

El procedimiento administrativo por su naturaleza se integra con una serie de actos de alcance y contenido diferente, dirigidos a constituir o establecer el acto administrativo con el carácter de definitivo, de tal manera que refleje acertada y adecuadamente la voluntad del administrador y corresponda a uno jurídicamente impecable.
La realización del procedimiento administrativo iniciado a instancia de parte (sustantivo), al no ser espontáneo, requiere de la acción del administrado, para que se active. Se inicia sólo a petición de parte.

Resulta así mismo, del esfuerzo coordinado de los diversos órganos y de las autoridades administrativas que interviene en la recepción, instrucción, sustanciación, resolución o ejecución, o que de cualquier otro modo participan formalmente en su gestión.

El procedimiento administrativo se define como un conjunto estructurado de etapas y fases que deben seguirse para la tramitación de un acto administrativo. Este procedimiento es esencial en la relación entre la administración pública y los ciudadanos, ya que establece las reglas que rigen la actuación del Estado en sus diversas actividades. Desde un enfoque legal, se fundamenta en normas específicas, especialmente en el principio de legalidad, que orientan cada paso, asegurando que se respeten los derechos de los involucrados -especialmente el principio del debido proceso- y se cumpla con los plazos establecidos.

A lo largo del tiempo, el concepto de procedimiento administrativo ha evolucionado, adaptándose a los cambios en las normativas, así como a las exigencias de la sociedad. Inicialmente, estas actividades estaban vinculadas a un marco legal rígido, que limitaba la flexibilidad del procedimiento. Sin embargo, las reformas administrativas implementadas en muchas jurisdicciones han promovido un enfoque más dinámico y participativo, permitiendo que los ciudadanos se involucren de manera activa en los procesos que les conciernen (principio de participación ciudadana).

Uno de los elementos más relevantes del procedimiento es su formalidad, ya que cada acto administrativo debe cumplir con requisitos específicos que aseguren su validez (Artículo 3 – TUO LPAG). Esto abarca no solo la forma en la que se presentan las solicitudes (Artículo 124 – TUO LPAG), sino también el respeto a los plazos establecidos para su resolución (Artículo 142 y siguientes – TUO LPAG). Por tanto, la formalidad no solo resalta la importancia de seguir procesos específicos, sino que también refleja la necesidad de transparencia y seguridad jurídica en las actuaciones administrativas.

En conclusión, el procedimiento administrativo es un elemento esencial dentro del marco de la administración pública, que ha sido objeto de continua revisión y mejora, buscando adaptarse a las necesidades de los ciudadanos y promoviendo un estado de derecho más robusto y accesible.

El Artículo 29 del TUO LPAG define al procedimiento administrativo con el siguiente texto: «Se entiende por procedimiento administrativo al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados.»

Características del procedimiento administrativo

El procedimiento administrativo presenta una serie de características fundamentales que lo distinguen y que son esenciales para su correcto funcionamiento. En primer lugar, la naturaleza pública del procedimiento administrativo implica que este se lleva a cabo en beneficio de la sociedad, garantizando la transparencia y el acceso a la información. Esto permite que los ciudadanos participen activamente y supervisen los actos administrativos, asegurando que estos se alineen con el interés general.

Otro aspecto clave es la formalidad de los actos administrativos (Artículo 3 – TUO LPAG). La formalidad se relaciona con la necesidad de seguir un conjunto de reglas y procedimientos establecidos para llevar a cabo las actividades administrativas. Esto incluye la obligación de documentar adecuadamente todas las decisiones, asegurando así la validez y el respeto a los derechos de todas las partes involucradas. Por ejemplo, un acto administrativo como la concesión de una licencia debe realizarse siguiendo un proceso claro y formal, garantizando así que se cumpla con el plazo fijado para su resolución.

La objetividad es otra característica esencial del procedimiento administrativo. Los actos deben ser realizados de manera imparcial, tomando decisiones basadas en criterios objetivos y no en preferencias personales de los responsables del trámite. Este enfoque garantiza que el proceso sea justo y equitativo para todos los interesados. Además, la interactividad entre las partes es un elemento importante, ya que facilita un diálogo continuo entre la administración y los ciudadanos, permitiendo la presentación de alegaciones y la recolección de información relevante.

Otra característica es la permisibilidad a los cambios, por eso es que aun cuando las formalidades del sistema, proceso y procedimiento administrativo estuvieran normalizados en el MAPRO, su naturaleza dinámica, impide que perduren en el mismo estado a través del tiempo, de allí, la necesidad de actualizarlos apenas ocurra una causa o motivo.

La causa de esta temporalidad es la naturaleza dinámica de los elementos que la constituyen, tales como la ciencia, la tecnología, la norma jurídica, las acciones de reorganización o de reestructuración organizativa, la retroalimentación que proporcionan las opiniones, inquietudes, necesidades, denuncias o quejas del cliente o usuario, expresadas de diversos modos, obligando al rediseño de las etapas, actividades, acciones o pasos, de los requisitos.

El trámite objetivo y eficiente del procedimiento, permite a la Administración Pública avanzar en armonía con las exigencias y a la par con las necesidades apremiantes de la sociedad, de tal manera que, ante una solicitud planteada, el trámite debe concluir con una respuesta rápida, oportuna y económica.

Por último, el respeto a los derechos de los interesados debe estar siempre presente en el procedimiento administrativo. Esto implica que todas las decisiones y actuaciones deben tener en cuenta los derechos fundamentales de los ciudadanos, asegurando su protección durante el proceso. Estas características son vitales para mantener la integridad y la legitimidad del procedimiento administrativo.

Fases del procedimiento administrativo

El procedimiento administrativo se estructura en varias fases esenciales, cada una de las cuales cumple un rol específico en el desarrollo del acto administrativo. Estas fases son: la iniciación, instrucción, finalización y recurso administrativo. Comprender cada una es fundamental para apreciar la formalidad que rige estas actividades.

La primera fase, la iniciación, se refiere al punto de partida del procedimiento. Este puede dar lugar a través de la presentación de una solicitud por un interesado, bien a instancia de parte o mediante un acuerdo de la propia administración. La correcta formalización de esta fase es crucial, ya que marca el comienzo del plazo que la administración tiene para actuar, estableciendo un marco de tiempo para el desarrollo del procedimiento.

A continuación, se encuentra la fase de instrucción. En esta etapa, se recogen las pruebas pertinentes y se analizan los datos necesarios para fundamentar la decisión que se tomará. Durante la instrucción, la administración se asegura de que todas las actividades y diligencias lleven a cabo un análisis exhaustivo de cada caso. Esta fase es fundamental para garantizar que cualquier acto administrativo esté debidamente justificado y no sea objeto de impugnación en el futuro.

La finalización del procedimiento administrativo ocurre una vez que se ha llegado a una decisión. Esta fase incluye la emisión del acto administrativo, que puede ser favorable o desfavorable para el interesado. La formalidad en la comunicación de dicha decisión es esencial, ya que establece el cierre del procedimiento y proporciona certeza a las partes involucradas.

Finalmente, el recurso administrativo permite a las partes cuestionar o apelar la decisión adoptada durante la finalización. Esta fase asegura que se respete el derecho de defensa de los interesados. Así, las fases del procedimiento administrativo se eslabonan, conformando un proceso justo y organizado que se ajusta a los principios de formalidad, asegurando la integridad de las actividades administrativas en su conjunto.

Documentos que formalizan el procedimiento administrativo

El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) es el documento que formaliza al procedimiento administrativo. Durante el trámite del procedimiento administrativo, diversas formalidades son indispensables para asegurar la validez y la efectividad de las actividades realizadas por las administraciones públicas.

Otros documentos más comunes que se utilizan para formalizar el trámite, son las solicitudes, documentos probatorios, informes, resoluciones y actas, cada uno desempeñando un rol fundamental para la validez del procedimiento administrativo y la legalidad del acto administrativo.

Las solicitudes o el FUT son el primer paso en numerosas gestiones administrativas. Estos documentos son presentados por los ciudadanos ante la administración con el objetivo de obtener algún tipo de resolución o actuación por parte de la misma. La formalidad en la presentación de la solicitud asegura que se cumplan los requisitos legales necesarios y establece un plazo para que la administración responda. Esto no solo promueve la eficiencia en los trámites, sino que también garantiza el derecho de los administrados a recibir una respuesta en un tiempo establecido.

Por otra parte, los informes son documentos que resultan del análisis de la información recogida durante el procedimiento. Estos informan a la administración sobre el estado de la gestión, las actividades y actuaciones realizadas y las conclusiones a modo de recomendaciones para continuar el proceso. Su relevancia radica en que proporcionan un sustento objetivo para la decisión administrativa que se tome posteriormente, asegurando la transparencia y la legalidad en el actuar del Estado.

Asimismo, las resoluciones son actos administrativos que determinan la decisión final sobre un asunto específico. Estos documentos cerrarán oficialmente los expedientes y notifican a los interesados el resultado de la solicitud realizada. El plazo establecido para la emisión de tales resoluciones es un aspecto crítico que debe ser respetado por la administración, ya que el incumplimiento puede dar lugar a reclamos, denuncias o quejas o, a recursos legales por parte de los ciudadanos afectados.

La formalidad de estos documentos es crucial para la integridad del procedimiento administrativo, ya que cada uno cumple con la función de garantizar la legalidad, la transparencia y el respeto por los derechos de los ciudadanos involucrados en el proceso.

Derechos de los ciudadanos en el procedimiento administrativo

El procedimiento administrativo, en el que se llevan a cabo actos administrativos que afectan a los ciudadanos, está regido por principios que garantizan la formalidad y la transparencia. Uno de los derechos fundamentales es el derecho a ser escuchado como parte del debido proceso. Esto implica que cualquier persona involucrada en un procedimiento tiene la oportunidad de presentar sus opiniones y argumentos antes de que se tome una decisión final.

Este proceso no solo promueve la inclusión, sino que también asegura que las decisiones se basen en una comprensión completa de las circunstancias. Esto se traduce en un acto administrativo más justo y equitativo, ya que permite a los ciudadanos participar activamente en la toma de decisiones que les impactan.

Asimismo, el derecho de los ciudadanos a acceder a la información es esencial en el contexto del procedimiento administrativo. Los ciudadanos deben poder obtener toda la información relevante relacionada con un acto administrativo, lo que les permite entender el contexto y la justificación detrás de las decisiones adoptadas. Este derecho facilita la transparencia y fomenta la confianza en las instituciones que llevan a cabo estas actividades. Con el acceso a la información, los ciudadanos pueden evaluar la legalidad y la legitimidad de los actos administrativos, lo que a su vez fortalece el estado de derecho.

Finalmente, la posibilidad de presentar reclamos o recursos también es un derecho dentro del principio del debido proceso. Esto le permite al administrado impugnar decisiones desfavorables dentro de un plazo específico. La existencia de estos recursos es vital para corregir posibles errores en el procedimiento administrativo y para garantizar que se respeten los derechos de todos los involucrados. De este modo, el ejercicio de estos derechos contribuye a la garantía de un proceso administrativo justo y equilibrado, donde se respeta la formalidad y se promueve una mayor igualdad ante la ley.

Importancia del procedimiento administrativo en la gestión pública

El procedimiento administrativo juega un papel fundamental en la gestión pública moderna, sirviendo como un marco estructural que regula las actividades de las entidades gubernamentales. Su formalidad garantiza que todas las decisiones y actos administrativos se lleven a cabo conforme a la ley, asegurando un proceso limpio y transparente. Esto no solo permite a los ciudadanos conocer los plazos y las etapas del procedimiento, sino que también fomenta la rendición de cuentas por parte de las autoridades.

Uno de los beneficios más significativos del procedimiento administrativo es su capacidad para aumentar la eficiencia y la efectividad en la gestión pública. Al establecer pautas claras y procedimientos a seguir, se minimizan los riesgos de errores y arbitrariedades en las decisiones. Las actividades que forman parte del procedimiento administrativo deben ser predictibles y sistemáticas, lo que permite una mejor planificación y utilización de los recursos. Esto beneficia tanto a los funcionarios públicos, que pueden operar con mayor claridad, como a los ciudadanos, quienes obtienen un servicio más ágil y eficaz.

A través de la creación de un ambiente donde se respeta la formalidad, las entidades gubernamentales pueden enfrentar desafíos y adaptarse a las necesidades cambiantes de la sociedad. Esto se traduce en un fortalecimiento de la confianza ciudadana hacia el gobierno, que percibe una administración más justa y organizada. Además, un procedimiento administrativo bien estructurado facilita la colaboración entre diferentes niveles de gobierno y entre diferentes sectores, optimizando el uso de recursos y mejorando la calidad de los servicios ofrecidos.

En conclusión, la relevancia del procedimiento administrativo en la gestión pública radica en su capacidad para garantizar la formalidad, eficiencia y transparencia en las decisiones que afectan a la ciudadanía. La correcta implementación de estos procedimientos no solo beneficia a los ciudadanos, sino que también capacita a las entidades gubernamentales para desempeñar sus funciones de manera más efectiva.

Retos y desafíos del procedimiento administrativo

El procedimiento administrativo enfrenta una serie de retos y desafíos significativos en la actualidad, los cuales impactan directamente en la formalidad y efectividad de las actividades administrativas. Uno de los principales retos es la modernización tecnológica. A medida que las organizaciones públicas intentan integrar nuevas tecnologías en sus procesos, a menudo se encuentran con la resistencia al cambio, tanto por parte del personal como de los ciudadanos.

La implementación de herramientas digitales puede llevar a una mejora sustancial en la eficiencia, pero también requiere un periodo de adaptación y una capacitación adecuada para asegurar que todos puedan beneficiarse de estas innovaciones.

Otro desafío relevante es la burocracia excesiva que caracteriza muchos procedimientos administrativos. Esta burocracia no solo ralentiza la toma de decisiones, sino que también genera frustración entre los ciudadanos que buscan resolver sus necesidades a través de la administración pública.

La excesiva formalidad en el acto administrativo puede resultar en un sistema que favorece la complejidad sobre la claridad, dificultando así la comprensión y el seguimiento de los procedimientos por parte de los usuarios. Para superar este obstáculo, es crucial revisar y simplificar los procesos, eliminando pasos innecesarios que añaden poco valor al servicio ofrecido.

Finalmente, la percepción de los ciudadanos sobre la administración pública presenta otro reto importante. Muchas personas sienten desconfianza hacia los procedimientos administrativos, lo que afecta su disposición a participar en actividades que requieren de su implicación.

Es fundamental desarrollar estrategias de comunicación efectivas que informen a la ciudadanía sobre sus derechos y deberes, así como sobre los plazos y beneficios del actuar administrativo. Un enfoque proactivo puede ayudar a construir una relación más sólida y positiva entre la administración pública y la comunidad a la que sirve.

En conclusión, …

El procedimiento administrativo es un elemento sustantivo en la gestión pública que impacta directamente en la relación entre los ciudadanos y las entidades públicas. En el desarrollo de este análisis, hemos evidenciado que la formalidad en cada uno de los actos administrativos es esencial para garantizar la legalidad, transparencia, equidad y eficiencia en la atención de las actividades que se implementan dentro del marco legal. Esta formalidad no solo valida los procedimientos, sino que también sirve como un medio para asegurar que los derechos de los ciudadanos estén protegidos y se respeten.

Es importante considerar que, a pesar de la estructura que se ha establecido para los procedimientos administrativos, existen áreas que requieren atención especial. La simplificación de los trámites y la reducción de los plazos para la resolución de los actos administrativos son dos aspectos que pueden mejorar significativamente la experiencia de los ciudadanos al interactuar con la administración pública.

Especialmente en contextos donde la burocracia puede resultar en pérdidas de tiempo y oportunidad, es fundamental que se busquen alternativas que faciliten la realización de actividades esenciales sin comprometer la legalidad y la formalidad requeridas.

Adicionalmente, en un modelo de gestión por procesos, existirá siempre, la necesidad clara de seguir modernizando los procesos administrativos mediante la implementación de nuevas tecnologías y la capacitación de los funcionarios.

Estas estrategias no solo favorecerían la eficiencia operativa sino que también promoverían un entorno más accesible y menos intimidante para los ciudadanos, lo que en última instancia podría resultar en una gestión pública más efectiva y responsiva.

Fomentar un diálogo constante sobre el procedimiento administrativo es crucial para identificar nuevas áreas de oportunidad y asegurar que se mantenga un sistema que contribuya al bienestar de la sociedad. En conclusión, es vital continuar reflexionando sobre los procedimientos administrativos para lograr una gestión pública que no solo cumpla con la legalidad, sino que además se adapte a las necesidades de los ciudadanos.